Organizacja imprez masowych – podstawy prawne

Pierwszy raz stajesz przed zadaniem zorganizowania imprezy masowej? Pewnie zastanawiasz się, jakie podstawy prawne jej dotyczą, o jakie zezwolenia powinieneś się postarać, gdzie zgłosić wydarzenie oraz jak zapewnić bezpieczeństwo. Jeśli Twoja wiedza w tym zakresie jest znikoma lub niepełna, to ten artykuł jest właśnie dla Ciebie! Przygotowaliśmy zbiór najistotniejszych informacji, które pomogą Ci sprawnie przebrnąć przez fazę przygotowań. Wszystkie szczegóły znajdziesz poniżej.

Organizacja imprez masowych to nie lada wyzwanie / fot. materiały prasowe

Prawny charakter imprez masowych

Powinieneś wiedzieć, że nie każda impreza, która odbywa się na świeżym powietrzu czy w klubie, ma charakter masowy. Aby można ją było za taką uznać, muszą zostać spełnione pewne kryteria, co do miejsca i ilości uczestników. W przypadku imprez plenerowych (odbywających się na boiskach, stadionach, w miejskich parkach czy na innych terenach zielonych o dużej powierzchni) za masowe uznaje się je, gdy bierze w nich udział co najmniej 1000 osób. Natomiast, gdy odbywają się w budynkach np. w klubach, na halach sportowych, świetlicach, to zyskują taki wymiar, gdy liczba uczestniczących w nich osób wynosi minimum 500. Co więcej, muszą one stanowić wydarzenia sportowe, artystyczne lub rozrywkowe. Mogą mieć formę odpłatną, biletowaną lub ogólnodostępną.

Warto również zaznaczyć, że za imprezy masowe nie są uznawane te nieodpłatne oraz odbywające się na terenach, nad którymi sprawują swój nadzór: minister obrony narodowej, minister sprawiedliwości oraz ministrowie: do spraw wewnętrznych, do spraw oświaty i wychowania, do spraw szkolnictwa wyższego oraz do spraw kultury fizycznej i sportu, także jeżeli to oni je przygotowują. Organizacja imprez w takich miejscach jak: kina, teatry, domy kultury, biblioteki, opery, galerie sztuki czy placówki oświatowe także nie wpisuje się w ich ramy. To samo dotyczy imprez rekreacyjnych oraz tych organizowanych dla niepełnosprawnych sportowców i dzieci.

Gdzie udać się po zezwolenie i o jakie dokumenty zadbać?

Już wiesz, jakie imprezy zalicza się do masowych, to teraz czas na omówienie niezbędnych zezwoleń. Oczywiście bez nich wydarzenie nie ma prawa się odbyć. Od kogo możesz je uzyskać? Od wójta, burmistrza lub prezydenta miasta, w którym ma mieć ono miejsce. Do gotowego dokumentu koniecznie dołącz: program oraz regulamin imprezy, szczegółowy plan obiektu, opinie na temat bezpieczeństwa imprezy uzyskane od policji, straży pożarnej i pogotowia ratunkowego.

Wniosek o organizację imprez masowych powinieneś złożyć nie później niż 30 dni przed jej rozpoczęciem. W innym wypadku w ogóle nie zostanie rozpatrzony. Informację o tym, czy może się odbyć, otrzymasz najpóźniej 7 dni przed jej planowanym startem. Niestety organ rozpatrujący prośbę może również wydać decyzję odmowną, od której masz prawo się odwołać do samorządowego kolegium odwoławczego. Ten z kolei ma 4 dni na rozpatrzenie Twojego odwołania.

Jak zapewnić bezpieczeństwo i wymagany sprzęt?

Jako organizator imprezy zobowiązany jesteś zapewnić jej uczestnikom bezpieczeństwo i spełnić pewne obowiązujące wymogi. W pierwszej kolejności powinieneś zadbać o zabezpieczenie eventu z udziałem służb porządkowych, które dopilnują, by nic nie zakłóciło jego przebiegu. Ponadto musisz postarać się o służby informacyjne, pomoc medyczną, zaplecze higieniczno-sanitarne, sprzęt ratowniczy i gaśniczy oraz dokładne wyznaczenie dróg ewakuacyjnych. W zakresie Twoich obowiązków mieści się również: udostępnienie uczestnikom regulaminu imprezy i korzystania z obiektu, opracowanie instrukcji przeciwpożarowej, nagrywanie imprezy (jeśli taki obowiązek zostanie na Ciebie nałożony) oraz wykupienie ubezpieczenia OC (wymagane, gdy wstęp jest odpłatny). Naturalnie organizacja imprez plenerowych wiąże się również z koniecznością dostarczenia na miejsce niezbędnego sprzętu, czyli nagłośnienia, oświetlenia, sceny itp. W tym celu podejmij współpracę z firmą, która przywiezie go na miejsce i odpowiednio rozłoży.

Nasze informacje trochę rozjaśniły Ci sytuację? To świetnie! Mamy nadzieję, że dobrze je wykorzystasz i o niczym nie zapomnisz. Jeśli będziesz je mieć na uwadze, to na pewno uda Ci się przygotować imprezę, która okaże się wielkim sukcesem. Trzymamy kciuki!