6. Zorganizuj się, żeby mieć więcej czasu na życie (21 lekcji z „Mocnych rozmów”)

Czy pamiętacie jeszcze lekcję numer 1, o ciele (Słuchaj swojego ciała)? Pojawił się tam wątek dbania o ciało po to, żeby więcej harować. Podobna pułapka może się zdarzyć w myśleniu o zarządzaniu czasem – że lepsze zarządzanie sobą w czasie jest nam potrzebne do tego, żeby więcej pracować. Tymczasem jest to totalnie błędne myślenie.

Zapraszam was na 21 lekcji biznesowych, rozwojowych i literackich, inspirowanych książką „Mocne rozmowy”, czyli pięcioma mocnymi, osobistymi i bardzo inspirującymi wywiadami.

lekcja nr 6: Zorganizuj się, żeby mieć więcej czasu na życie

Dzisiejsza lekcja jest inspirowana wywiadem z Olą Budzyńską, Panią Swojego Czasu, która w moim przekonaniu niby mówi o zarządzaniu czasem, ale tak naprawdę mówi o tym żeby żyć po swojemu, żeby przestać być cierpiącą matką Polką żeby przestać być, utyraną po łokcie Zosię Samosią, żeby zrezygnować z perfekcjonizmu i porzucić kult pracy.

O zarządzaniu czasem Ola Budzyńska w jednym swoich tekstów napisała, że nie polega na takim zorganizowaniu się, żeby pracować lepiej i wydajni, ale na rezygnacji. Rozumiem to w ten sposób, że zarządzanie czasem jest to sztuką rezygnacji z rzeczy, które nie prowadzą nas do celu, które niepotrzebne nas obciążają, które nas nudzą.

Nie będę się mądrzyć na temat zarządzania czasem, bo to nie jest moja działka, tylko Oli. Natomiast opowiem wam o dwóch aspektach, które wybrzmiewają w moim wywiadzie z nią, a które można sformułować w ten sposób:
1) można być leniwym i pracowitym jednoczesnie (i jest to opowieść od delegowaniu),
2) robisz rzeczy pilne czy ważne (i to jest opowieść o planowaniu i priorytetach).

Delegowanie zadań dla „leniwych”

Na pytanie o cechy, które pomogły jej rozwinąć biznes, Ola powiedziała tak:

Pierwsze, co mi przychodzi do głowy, to pracowitość. Przy czym pracowitość nie oznacza pracoholizmu i nie wyklucza tego, że jednocześnie jestem leniwa. (…) Bardzo jestem pracowita w obszarach, które są moje, za które ja odpowiadam, które uwielbiam robić, ale np. jestem zbyt leniwa, żeby robić wszystko. Jak patrzę na innych przedsiębiorców, którzy naprawdę robią wszystko, to z jednej strony myślę sobie: wow, a z drugiej, że w życiu tak bym nie chciała. Wolę zatrudnić ludzi, którzy są pracowici tak samo jak ja, ale w tych obszarach, których ja nie lubię.

Rozsądne bycie pracowitym i leniwym jednocześnie prowadzi do delegowaniu zadań. Przy czym, do delegowania z dodatkowym wymiarem, że nie robi się tego, bo zadań jest za dużo, ale dlatego, że ktoś może w jakimś obszarze sprawdzać się lepiej niż my. Ola Budzyńska opowiada o tym na przykładzie Natalii, która została u niej zatrudniona do obsługi klientów:

Odpowiadanie ciągle na te same maile doprowadzało mnie do szału, np. przed webinarem: „nie mam linku do webinaru”, pierwszy, dziesiąty, sześćdziesiąty, sto sześćdziesiąty mail, wszystkie takie same. A Natalia, która się tym teraz zajmuje, mówi, że ona to uwielbia, bo dla niej to jest forma medytacji. Myślałam, że spadnę z krzesła, jak to usłyszałam.

Ola Budzyńska uczy jak się dobrze zorganizować / fot. Barbara Bogacka

Robisz rzeczy ważne czy pilne?

Chciałam w rozmowie z Olą wyciągnąć jak najwięcej praktycznych informacji o zarządzaniu czasem i chociaż Pani Swojego Czasu troszkę się broniła w obawie, że to co powie będzie zbyt dużym uproszczeniem, to mam dla was ekspresową listę podpowiedzi do natychmiastowego wykorzystania w codziennym życiu:

1. Przygotujcie sobie listę zadań

2.  Wybierzcie 3 najważniejsze 

Wybierz trzy, które są najważniejsze i które musisz wykonać, choćby piekło miało zamarznąć. Tylko że trzeba wybierać bardzo rozsądnie, bo najczęściej zaczynamy od zadań najpilniejszych, gdy goni nas termin, choć niekoniecznie są najważniejsze. Żeby wybrać te najważniejsze, musisz wiedzieć, po co w ogóle tę listę realizujesz, czyli jaki masz cel. A to jest ogromny problem, bo wiele z nas tego nie wie, ani dokąd idzie, ani po co. Dopiero po czasie orientujemy się, jak wielu zadań nie zrealizowałyśmy. „O rany, jak ja bym się pięć lat temu uczyła windsurfngu, to bym już umiała”. No tak, umiałabyś, ale musiałabyś najpierw postawić sobie taki cel i regularnie do niego dążyć.

3. Zaplanujcie bufory czasowe

Czyli pamiętajcie o dodaniu do zadań dodatkowego czasu, bo jeśli są zbyt ciasno ułożone w harmonogramie, to jeden telefon może rozwalić cały plan.

4. Planujcie zgodnie z krzywą efektywności dobowej

Przyznajcie, że to ciekawy wątek. Ola Budzyńska mówi:

Jak popatrzmy na siebie z zewnątrz, zobaczymy, że są momenty w ciągu doby, gdy działamy szybciej, lepiej nam się myśli, a są takie, kiedy, o mój Boże, nic, tylko drzemka. Działanie zgodne z krzywą efektywności dobowej ma na celu planowanie zadań trudniejszych, bardziej wymagających wtedy, kiedy w tej krzywej jesteśmy na zwyżce.

5. Pozbądźcie się rozpraszaczy.

Pani Swojego Czasu mówi o dwóch typach rozpraszaczy, o zewnętrznych i wewnętrznych. Te zewnętrzne łatwo zidentyfikować. Na pierwszym miejscu są media społecznościowe. Ale też nadmiar telefonów i sms-ów. Konieczne jest wyłączenie powiadomień i nie sięganie co chwilę po telefon, żeby sprawdzić, czy ktoś do nas napisał albo polubił nasz post.
Jako ciekawostkę zdradzę wam, że Ola bardzo rzadko rozmawia przez telefon:

Jak widzę, że ktoś dzwonił, to albo oddzwaniam, jeśli wydaje mi się, że to ważne, albo nie oddzwaniam, jeśli to jest telefon, którego nie znam, a akurat nie czekam na kuriera. Bardzo rzadko się okazuje, że właśnie rozsypał się świat, bo nie oddzwoniłam, właściwie nigdy się to jeszcze nie zdarzyło (śmiech). Same sobie fundujemy uwiązanie do telefonu. Znam osoby, które mają nerwicę natręctw, potrzebę sprawdzania, ciągle coś im w telefonie dzwoni i bzyczy.

Niemniej ważne są rozpraszacze wewnętrze:

Ale rozpraszacze funduje nam też nasza głowa. Zdarza się, że zajmujemy się czymś, a myślimy: „O mój Boże, a jeszcze w środę mam to, a w piątek muszę pójść tam, a w sobotę to dopiero mnie czeka”. I teoretycznie mam tu i teraz coś do roboty, ale naprawdę myślami jestem gdzie indziej. I ani tego czegoś, o czym myślę, nie robię, bo nie mogę, ani nie jestem w stu procentach skupiona na tym, nad czym teoretycznie pracuję, więc moja efektywność na pewno siada.

Jak zarządzać czasem – w przystępny sposób

W „Mocnych rozmowach” znajdziecie dużo tego typu praktycznych informacji, konkretnych, skondensowanych, podanych w łatwo przyswajalnej formie. Lubię, gdy czytelnicy mówią mi, że czytają książkę z pisakiem i zakreślają różne frazy, akapity, a potem do nich wracają.
Więc zakreślajcie do woli, i wykorzystujcie wymienione narzędzia do zarządzania czasem, aby pracowało się wam łatwiej, sprawniej i żeby praca wiodła was do zaplanowanego celu, a wszystko ostatecznie to, żeby mieć czas na życie i żeby praca go nie zdominowała.

Będę się z Wami dzieliła inspiracjami z „Mocnych rozmów” codziennie przez 21 dni. Lekcje będą dostępne na FB i IG w postaci postaci krótkich, 10-minutowych filmów, filmów, a tutaj, dla tych, co wolą czytać, jako tekst. Na kolejną lekcję zapraszam juto.

Bezpłatne fragmenty wszystkich wywiadów do pobrania tutaj: „Mocne rozmowy”

Wszystkie lekcje tutaj: 21 lekcji z Mocnych rozmów