Sunday, June 26, 2022
Home / Rozwój  / Biznes  / Jak zorganizować profesjonalną konferencję?

Jak zorganizować profesjonalną konferencję?

Ergonomia i dostęp do mediów to podstawa

sala konferencyjna

fot. materiał Partnera

Spotkania biznesowe niejednokrotnie organizowane są w specjalnie przygotowanych do tego celu salach konferencyjnych. Jak urządzić takie pomieszczenie? O czym koniecznie trzeba pamiętać w trakcie wybierania mebli do sali konferencyjnej? Poniżej prezentujemy kilka cennych wskazówek

 

Jak urządzić salę konferencyjną?

Gdy przystępujemy do aranżacji sali konferencyjnej, powinniśmy kierować się przede wszystkim jedną zasadą, czyli funkcjonalnością. Decyzje odnośnie dokładnej aranżacji pomieszczenia muszą być uzależnione od metrażu lokalu, jednakże należy wskazać, że nawet na stosunkowo niewielkiej powierzchni możliwe jest urządzenie sali konferencyjnej.

 

W trakcie urządzania sali miejmy na względzie funkcje, które to pomieszczenie ma spełniać. W końcu to właśnie tam będą odbywały się spotkania biznesowe, szkolenia i kursy dla pracowników, konferencje branżowe i szereg innych wydarzeń. W sali konferencyjnej wielokrotnie podejmowane są bardzo ważne, strategiczne decyzje dotyczące funkcjonowania przedsiębiorstwa, dlatego trzeba zadbać o to, by wszystkie osoby, które będą przebywać w tym pomieszczeniu, czuły się komfortowo.

stół konferencyjny

fot. materiał Partnera

Stół i krzesła do sali konferencyjnej – czym powinny się wyróżniać?

W kwestii doboru mebli najlepiej jest postawić na połączenie nowoczesności, minimalizmu i funkcjonalności. Świetnie sprawdzają się ergonomiczne kształty. Najważniejszym elementem wystroju jest oczywiście stół ‒ to przy nim siedzą wszyscy goście, a następnie podpisują rozmaite umowy czy inne dokumenty. W zależności od rozmiaru pomieszczenia stół może być modułowy, wolnostojący, składany bądź mobilny.

 

W przypadku, gdy dysponujemy dużą salą, warto postawić na ustawienie stołów w kształcie litery U ‒ wówczas wymiana informacji oraz ewentualna praca w grupach będzie przebiegała bardzo efektywnie.

Równie istotną decyzją jest zakup krzeseł. Krzesła konferencyjne powinny być nie tylko wytrzymałe, ale również wygodne. Wówczas nawet wielogodzinna narada nie spowoduje bólu kręgosłupa, a wszyscy uczestnicy spotkania będą cieszyć się dobrym samopoczuciem.

Urządzenia elektroniczne

W dzisiejszych czasach nieodłącznym elementem organizacji spotkań biznesowych w salach konferencyjnych są urządzenia elektroniczne ‒ komputery, projektory, telewizory, mikrofony, tablice ‒ to dzięki nim możliwe jest przekazywanie informacji w sposób przejrzysty. Przy organizacji spotkania w sali konferencyjnej nie wolno także zapomnieć o podłączeniu pomieszczenia do Internetu.

duży stół na konferencje

fot. materiał Partnera

Właściwa temperatura

Aby zorganizować konferencję w sposób profesjonalny, trzeba także zadbać o to, by w pomieszczeniu panowała optymalna temperatura. Jest to niezwykle istotne, ponieważ poprzez zapewnienie uczestnikom właściwych warunków termicznych dbamy o ich dobre samopoczucie.

 

Kilkugodzinne przebywanie w zbyt niskiej bądź zbyt wysokiej temperaturze byłoby bardzo nieprzyjemne, dlatego wiele firm w celu utrzymania właściwych warunków termicznych inwestuje w klimatyzację. Dzięki niej przez cały rok we wszystkich pomieszczeniach panuje jednakowa temperatura.

Przerwy w obradach

Niektóre spotkania biznesowe mogą trwać nawet kilka godzin, dlatego należy pamiętać o zorganizowaniu cyklicznych przerw w obradach. Zazwyczaj następują one co około 1,5 godziny, a czas ich trwania wynosi kilkanaście minut. Podczas przerwy warto zapewnić uczestnikom napoje i przekąski.

Źródło: materiał Partnera MK
Oceń artykuł
BRAK KOMENTARZY

SKOMENTUJ, NIE HEJTUJ