Jak sprawdzić kontrahenta? Weryfikacja wiarygodności firmy

Współpraca z nowym kontrahentem może być bardzo istotnym krokiem dla rozwoju firmy. Nie można jednak zapominać, że wiąże się to również ze sporym ryzykiem. Dlatego weryfikacja kontrahenta jest tak istotna. Dowiedz się, jak sprawdzić wiarygodność dowolnej firmy

Weryfikacja kontrahenta w rejestrach

W pierwszej kolejności warto sprawdzić, czy firma działa legalnie, a także np. kto jest jej właścicielem lub jaki ma zakres działania. Pomogą w tym oficjalne rejestry odpowiadające za gromadzenie i udostępnianie informacji o podmiotach gospodarczych. W zależności od tego, z jaką formą prawną przedsiębiorstwa masz do czynienia, jej dane można sprawdzić w CEIDG lub KRS.

Weryfikacja firmy jednoosobowej lub partnera w spółce cywilnej

W CEIDG (Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej) można zweryfikować kontrahenta, który prowadzi jednoosobową  działalność gospodarczą, lub jest wspólnikiem w spółce cywilnej. Wystarczą do tego podstawowe informacje o firmie (np. jej NIP, REGON, nazwa lub adres) albo przedsiębiorcy (imię i nazwisko). Dostęp do informacji jest bezpłatny.

W CEIDG sprawdzisz m.in.:
• datę rozpoczęcia działalności, a także daty jej zawieszenia czy wznowienia,
• dane kontaktowe (numer telefonu i email), jeśli nie zostały zastrzeżone i dane adresowe
• podstawowe dane, takie jak nazwisko oraz imię, nazwa firmy, REGON, NIP
• typ prowadzonej działalności gospodarczej (kody PKD),
• status (czy jest to przedsiębiorca aktywny lub zawieszony),
• dane kontaktowe (numer telefonu oraz email)
• informacje dotyczące postępowania naprawczego lub upadłości, czy postępowania restrukturyzacyjnego.
• dane pełnomocników firmy,

Warto zwrócić uwagę przede wszystkim na dane przedsiębiorcy, czas działania firmy na rynku oraz prowadzone postępowania (np. restrukturyzacyjne, naprawcze, upadłościowe).

Weryfikacja spółki prawa handlowego

Spółki prawa handlowego (spółki jawne, partnerskie, komandytowe, komandytowo-akcyjne, akcyjne, z o.o. mają natomiast obowiązek rejestracji w Krajowym Rejestrze Sądowym dostępnym pod adresem ekrs.ms.gov.pl. Dlatego to właśnie tam można znaleźć najważniejsze informacje na ich temat. Podmiot można wyszukać po numerze KRS, ale też NIP lub REGON, nazwie czy adresie.
KRS daje dostęp do różnego rodzaju informacji, choć ich dokładny zakres zależy od formy prawnej danego przedsiębiorstwa. Warto jednak zwrócić szczególną uwagę na następujące rzeczy:

• sposób reprezentacji –dowiesz się, kto może podpisać umowę;
• wysokość kapitału zakładowego/ akcyjnego (gdy mówimy o spółkach kapitałowych) – jest to jednocześnie maksymalna kwota odpowiedzialności za zobowiązania;
• informacje o datach złożenia sprawozdań finansowych– brak spełnienia obowiązku złożenia sprawozdania finansowego może wskazywać na nieuczciwe zamiary danej spółki;
• informację o otwarciu likwidacji

Weryfikacja kontrahenta przez białą listę VAT

Przed podjęciem współpracy zalecana jest też weryfikacja kontrahenta przez tzw. białą listę VAT czyli przez wykaz podatników VAT. To pozwala sprawdzić:

• czy podane przez firmę dane są zgodne z danymi ujawnionymi w systemie,
• czy firma jest obecnie czynnym podatnikiem VAT,
• jaki jest numer rachunku bankowego firmy zarejestrowany i potwierdzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, na który należy wpłacać należności.

W wykazie znajduje się aktualny na dzień weryfikacji status VAT kontrahenta.

Weryfikacja długów kontrahenta

Bardzo przydatne jest również upewnienie się, czy potencjalny kontrahent nie ma długów i czy terminowo wywiązuje się ze wszystkich zobowiązań. Jest to możliwe na kilka sposobów.

• Rejestr Dłużników Niewypłacalnych umożliwia sprawdzenie, czy firma nie jest niewypłacalna. W tym celu należy złożyć wniosek do Centralnej Informacji KRS – wydaje ona zaświadczenia, czy dany podmiot znajduje się w RDN i pod jakim numerem lub numerami go zarejestrowano. Koszt to 15 zł.
• Informacje o dłużnikach udostępniają też Biura Informacji Gospodarczej, takie jak BIG InfoMonitor. W bazie tej firmy można sprawdzić zadłużenie wobec innych firm i instytucji, a w raporcie rozszerzonym dostępnym za pośrednictwem BIG InfoMonitor – można sprawdzić dane o zadłużeniu wobec banków i instytucji pożyczkowych. Biura informacji gospodarczej to cenne źródło informacji o wiarygodności finansowej osób i firm.

Innym rozwiązaniem jest skorzystanie z usług wywiadowni gospodarczej, która pomoże dokładnie przebadać wiarygodność kontrahenta.
Sprawdź kontrahenta, aby nie żałować! Nie podejmując żadnych kroków w celu weryfikacji kontrahenta, sporo ryzykujesz. Tym samym możesz bowiem nawiązać współpracę z fikcyjnym lub nieuczciwym partnerem. To może z kolei generować poważne ryzyko finansowe w postaci np. utraty pieniędzy lub towaru albo powstania odpowiedzialności podatkowej za zobowiązania nieuczciwej firmy. Zmniejszysz też ryzyko związane z brakiem wypłacalności czy terminowości wpłat, mogące prowadzić do utraty płynności finansowej Twojego przedsiębiorstwa.

Opracowano na zlecenie Biura Informacji Kredytowej SA

Źródło: materiał Partnera MK