Efektywność w pracy – 8 najgorszych praktyk i ich konsekwencje

Przeczytaj ten tekst, fragment książki „Efektywność osobista 4×4” Wiktora Siegela (wyd. MT Biznes) i szczerze sobie odpowiedz, jakie ty popełniasz błędy w zarządzaniu swoją efektywnością, zarówno osobistą, jak i w pracy

 

8 najgorszych praktyk w zakresie praw i zasad produktywności

Odpowiedz sobie szczerze, z którymi złymi praktykami się identyfikujesz.
1. Najpierw załatwiam sprawy najpilniejsze, bo wydaje mi się, że te sprawy są automatycznie najważniejsze.
2. Załatwienie sprawy ważnej i trudnej odkładam do momentu, kiedy będę mieć spokojną głowę, żeby się skoncentrować i wolną godzinę, żeby się tym zająć.
3. Kiedy działam w pośpiechu i w stresie z powodu nadmiaru zadań, najpierw załatwiam wiele szybkich spraw, by mieć poczucie, że już dużo zrobiłam.
4. Sama nie określam sobie terminów realizacji własnych zadań, bo mam już wystarczająco dużo terminów narzuconych przez innych.
5. Odkładam na później sprawy ważne, ale mniej pilne, bo inaczej nie jestem w stanie zdążyć na czas ze wszystkimi sprawami pilnymi.
6. Mam opinię perfekcjonistki, ponieważ do każdego zadania podchodzę z taką samą skrupulatnością i dbałością o szczegóły.
7. Mam podzielną uwagę, dlatego potrafię robić kilka rzeczy jednocześnie lub przeskakując z tematu na temat dosłownie co kilka minut.
8. Narzekam tak długo na sytuację, na którą nie mam żadnego wpływu, że brakuje mi już sił, żeby zająć się innymi sprawami.

Warto wiedzieć:
Prokrastynacja. Dlaczego zwlekamy?

Konsekwencje złych praktyk w zakresie zasad efektywności

1. Najpierw załatwiam sprawy najpilniejsze, bo wydaje mi się, że te sprawy są automatycznie najważniejsze

Jeżeli ktoś pisze do Ciebie maila, ponieważ bardzo mu zależy, żebyś „coś” dla niego zrobiła, to raczej używa określenia, że jest to PILNE czy WAŻNE? Uczestnicy moich warsztatów twierdzą, że w zdecydowanej większości sytuacji, tzn. częściej niż 9/10, pada słowo PILNE!
Dlaczego tak się dzieje? Bo nadawca wiadomości doskonale zdaje sobie sprawę, że słowo PILNE silniej Cię zmobilizuje do zrobienia tego „czegoś” dla niego. Prawdopodobnie intuicja podpowiada nadawcy, że tak jak jemu się to często zdarza, Twój mózg poganiany słowem PILNE wpadnie w pułapkę uznawania tych dwóch pojęć za równorzędne, czyli PILNE = WAŻNE. Jeżeli taka sytuacja będzie się powtarzać, w końcu zaczniesz się zajmować prawie wyłącznie sprawami najpilniejszymi, a nie najważniejszymi.

A kiedy zajmiesz się najważniejszymi sprawami? Wtedy, kiedy staną się nie tylko najważniejsze, ale również najpilniejsze i już nie będzie można ich odłożyć na później.

Nazywam to praktyką wykonywania zadań na ostatnią chwilę.
Znam takie osoby, które twierdzą, że nie potrafią inaczej pracować, że inaczej się nie zmobilizują. Mój szkolny kolega często mówił: „Tylko adrenalina jest w stanie zmusić mnie do działania”. Zwykle zabierał się do nauki w ostatnią noc przed sprawdzianem. Spał wtedy dwie, trzy godziny albo wcale. (…) Od czasów szkolnych chodziliśmy razem po górach i jeździliśmy na nartach. Na nasze wspólne weekendy, już jako trzydziestoparolatek, Wojtek zabierał ze sobą 10–12 puszek napoju energetycznego, twierdząc, że inaczej nie jest w stanie funkcjonować. Teraz już niestety nie jeździmy razem w góry. Wojtek przeszedł rozległy zawał serca w wieku 41 lat.
(…)

2. Załatwienie sprawy ważnej i trudnej odkładam do momentu, kiedy będę mieć spokojną głowę, żeby się skoncentrować i wolną godzinę, żeby się tym zająć.

Główna bohaterka powieści Margaret Mitchell „Przeminęło z wiatrem” Scarlett O’Hara miała zwyczaj mówić: „Pomyślę o tym jutro”. Dzięki odłożeniu na później czynności mniej pilnej, ale bardzo ważnej i zwykle także trudnej, można zaangażować się w aktualne zadania, przyjemniejsze, ale mniej ważne niż te odkładane. To definicja PROKRASTYNACJI.
Jak sądzisz, która z dwóch osób ma większą skłonność do prokrastynacji:
– osoba A: pracowita, odpowiedzialna i z wyobraźnią?
– osoba B: mniej pracowita, mniej odpowiedzialna i z mniejszą wyobraźnią?
Odpowiedź: osoba A!
Zaskoczyła Cię ta odpowiedź? Zastanówmy się nad tym.

Większą skłonność do prokrastynacji ma osoba A: pracowita, odpowiedzialna i z wyobraźnią. Dlaczego? Ponad 20 lat temu kierowałem przedstawicielstwem w Polsce włoskiego koncernu farmaceutycznego, światowego lidera w swojej dziedzinie medycyny. To były same początki. Rejestrowałem wtedy mój pierwszy preparat w Polsce. Pracowałem w jednym pokoju z product managerką, która przeszła już rejestrację swojego preparatu w Polsce i właśnie przygotowywała pierwszą ogólnopolską konferencję naukową na temat tego leku. Dorota była bardzo pracowita, odpowiedzialna i miała bardzo bujną wyobraźnię.

Chociaż przygotowanie konferencji było dla niej absolutnym priorytetem, największym wydarzeniem zaplanowanym w jej kalendarzu w całym roku, to każdego kolejnego dnia pracy znajdowała niezliczone preteksty, żeby jeszcze nie zabierać się za organizowanie konferencji.

Kiedy pytałem, jak jej idą przygotowania, zwykle słyszałem:
„Mam tyle dzisiaj pilnych spraw na głowie, że nie zdążę się tym zająć” albo
„Muszę mieć cały spokojny dzień, żeby się tym zająć” albo
„Może zajmę się tym w sobotę, w domu, w skupieniu i ciszy” albo
„W domu nie mogę się skupić. Chyba wyjadę gdzieś na weekend i to zrobię” albo
„Potrzebuję chociaż trzech wolnych godzin, żeby się za to zabrać” i tak dalej.
Czy te stwierdzenia nie brzmią Ci znajomo? Słyszysz je czasami w swoim otoczeniu? A może używasz podobnych?

Nazywam to praktyką: Zajmę się tym, jak będę mieć wolny czas, czyli nigdy.
Wiem, trochę przesadziłem ze stwierdzeniem „nigdy”, ale to miało pobudzić Twoją wyobraźnię.
(…)

Przeczytaj koniecznie:
Pracoholizm – co to jest i jak sobie z nim radzić? Poznaj skuteczne metody walki z uzależnieniem od pracy

3. Kiedy działam w pośpiechu i w stresie z powodu nadmiaru zadań, najpierw załatwiam wiele szybkich spraw, by mieć poczucie, że już dużo zrobiłam.

Środa, biuro, 9:00. Trzeba zacząć dzień od kawy, więc idziesz do pokoju socjalnego. Po chwili przychodzi dwójka Twoich współpracowników w tym samym celu – zrobić sobie kawę. Zaczynacie rozmowę. Jedno z was spogląda na zegar ścienny i z lekkim zaskoczeniem stwierdza, że „strasznie szybko mija czas w dobrym towarzystwie” i że „bardzo miło się rozmawia”, ale musi już iść, inaczej nie wyrobi się do południa z terminowym raportem. Ty też stwierdzasz, że jeśli natychmiast nie opuścisz pokoju socjalnego, to będziesz mieć podobny problem z dzisiejszymi deadline’ami.

Wracasz do biurka, ściągasz pocztę i… Twoje obawy okazują się jak najbardziej uzasadnione – dzisiaj będzie trudno wyrobić się ze wszystkim. Zabierasz się zatem błyskawicznie za obróbkę poczty elektronicznej i innych spraw podrzuconych do Twojego korytka na dokumenty przychodzące. 11:00 Z satysfakcją stwierdzasz, że w ciągu półtorej godziny udało Ci się przerobić ponad 20 maili oraz załatwić trzy proste sprawy, które leżały na wierzchu w Twoim korytku. Masz wrażenie, że solidnie podgoniłaś) robotę. Ciężko pracowałaś przez półtorej godziny, więc zasługujesz na kolejną kawę… Mógłbym tak snuć tę opowieść spokojnie jeszcze przez jedną, dwie strony, ale chyba szkoda czasu. Czy ten opis znowu nie brzmi chociaż trochę znajomo?
Nazywam to praktyką nadrabiania czasu załatwianiem szybkich, łatwych spraw.

To kolejna pułapka, w którą często wpada nasz umysł. Kiedy masz poczucie, że nie zdążysz z niczym, najpierw SZYBKO ogarniasz wiele SZYBKICH i prostych zadań, by SZYBKO odnieść wrażenie, że już dużo zrobiłaś i by SZYBKO odzyskać poczucie kontroli nad sytuacją.

Jak sądzisz? Faktycznie masz kontrolę nad sytuacją? Jeżeli szybko załatwiasz wiele szybkich spraw, założę się, że większość z nich będzie raczej z kategorii pilnych, ale niekoniecznie najważniejszych

4. Sama nie określam sobie terminów realizacji własnych zadań, bo mam już wystarczająco dużo terminów narzuconych przez innych.

Mój syn, nastolatek, stale powtarza, że brakuje mu czasu na zrobienie wszystkiego, co chciałby zrobić. Chyba słusznie zakładam, że Tobie również brakuje czasu na zrealizowanie wszystkiego, czego pragniesz? Jeżeli tak jest, to znaczy, że stale BRAKUJE CI CZASU! A przecież sama dokonujesz WYBORÓW, na co go przeznaczysz.

Które zadania realizujesz kosztem których? Prywatne kosztem zawodowych czy odwrotnie? Ponad 90% uczestników moich warsztatów odpowiada, że prawie zawsze realizuje zadania zawodowe kosztem prywatnych.

Dlaczego? Jaki czynnik sprawia, że tak się dzieje? Jest takie bardzo groźnie brzmiące w dosłownym tłumaczeniu na język polski angielskie słowo: DEADLINE! W odróżnieniu od innego angielskiego słowa „term”, oznaczającego m.in. po prostu termin, deadline oznacza NIEPRZEKRACZALNY TERMIN, a jeśli go nie dotrzymasz, spotkają Cię poważne KONSEKWENCJE.

Chyba się nie pomylę, jeżeli stwierdzę, że większość Twoich zadań zawodowych ma wyznaczony deadline, a w przypadku zadań prywatnych jest odwrotnie, czyli deadline mają tylko niektóre? Mamy zatem prostą odpowiedź, dlaczego zdarza Ci się zaniedbywać część swoich prywatnych spraw. Nie wyznaczasz sobie nieprzekraczalnych terminów ich wykonania. A dlaczego nie wyznaczasz? Bo możesz nie wyznaczać! OK, każdy ma wolną wolę i decyduje w swoich sprawach. Ale zastanów się, proszę, przez chwilę.

Sam nie określasz sobie terminów realizacji swoich zadań, bo twierdzisz, że masz już wystarczająco dużo terminów narzuconych Ci przez innych. Czyli POZWALASZ INNYM NARZUCAĆ CI, co masz robić? Czyli realizujesz PRIORYTETY INNYCH, a zaniedbujesz swoje?

Trochę przewrotnie nazywam to praktyką: Każdy jest kowalem mojego losu – tylko nie ja.

Może warto przynajmniej wyrównać szanse i zadbać o realizację także swoich prywatnych priorytetów i zadań? Jak to zrobić? Pomoże Ci w tym prawo Parkinsona (…)

5. Odkładam na później sprawy ważne, ale mniej pilne, bo inaczej nie jestem w stanie zdążyć na czas ze wszystkimi sprawami pilnymi

Mechanizm tej złej praktyki jest bardzo podobny do praktyki opisanej w pkt 1, czyli: „Najpierw robisz rzeczy najpilniejsze, bo wydaje Ci się, że te rzeczy są automatycznie najważniejsze”. Ale przyczyny powstawania tych dwóch złych praktyk się różnią, a to powoduje konieczność zastosowania różnych metod rozwiązania tych dwóch problemów. O ile w przypadku złej praktyki z pkt 1: wykonywania zadań na ostatnią chwilę przyczyną jest nawyk działania pod presją czasu, co powoduje, że dana osoba wręcz potrzebuje tej presji jako motywatora do działania, o tyle w przypadku złej praktyki z pkt 5 odkładanie na później spraw mniej pilnych jest spowodowane chęcią UNIKNIĘCIA NADMIERNEJ PRESJI CZASU i potrzebą jak najszybszego wykonania wszystkich pilnych spraw, zanim staną się SUPERPILNE.
Nazywam to praktyką ulegania presji pilności, aby uniknąć presji pilności.

Tak! To nie błąd w druku. Brzmi nielogicznie? Zgadza się, ponieważ jest to nielogiczna, zła praktyka.
(…)
Żeby zmienić tę praktykę, dowiedz się, jak wykorzystać zasadę Pareto do wyjścia z błędnego koła pilności.

6. Mam opinię perfekcjonistki, ponieważ do każdego zadania podchodzę z taką samą skrupulatnością i dbałością o szczegóły

Kiedy podczas prowadzonych przeze mnie zajęć z zarządzania stresem pytam uczestników o ich pasje, w ponad 4/10 przypadków słyszę: „Nie mam na to czasu”, a gdy dopytuję: „A kiedy będziesz mieć czas na realizowanie swojej pasji?”, w ponad 6/10 przypadków odpowiadają: „Na emeryturze”. Jeszcze ciekawszą odpowiedź dostaję, kiedy pytam, w jakim zakresie korzystają z przerw w trakcie pracy. W 8/10 przypadków nie korzystają z przysługującego im odpoczynku.

Wniosek z tego, że większości z nas brakuje czasu. Nie tylko na realizację pasji, ale również na wywiązanie się ze swoich bieżących obowiązków służbowych. Zadaję uczestnikom kolejne pytanie: „Czy w porównaniu do zeszłego roku przybyło wam obowiązków, czy też nie?”. Niemal zawsze 10/10 pytanych, czyli 100%, mówi, że PRZYBYŁO IM OBOWIĄZKÓW w stosunku do poprzedniego roku i nadal przybywa. Być może ci, którzy tego nie odczuli, odpowiadają tak jak wszyscy, bo nie chcą się głośno przyznać przed pozostałymi uczestnikami zajęć? Tego nie wiem… Jedno wiem na pewno, że nikomu z nas czasu nie przybędzie.

Skoro stale zwiększa się liczba obowiązków i zadań do wykonania, a czas na ich realizację ani trochę się nie wydłuża, to albo nie jesteśmy w stanie pewnych rzeczy wykonać, albo nie wykonujemy ich tak dokładnie jak wcześniej. Po takim właśnie moim stwierdzeniu podczas zajęć z zarządzania priorytetami i podejmowania decyzji uczestniczka – ekspert podatkowy, partnerka zarządzająca w międzynarodowej firmie doradczej – żywo zaprotestowała: „Ale ja nie mogę sobie pozwolić na jakiekolwiek obniżenie jakości naszych usług – wszystko, co robię, musi być zrobione perfekcyjnie”. W związku z tym zadałem pytanie: „Wobec tego, jak pani sobie radzi ze wzrostem liczby obowiązków?”. Otrzymałem następującą odpowiedź: „Doprecyzowuję z klientem zakres naszych prac i zawartość raportów. Wyszczególniam, co jest konieczne, a co będzie naszą wartością dodaną do raportu, jeśli będziemy mieć na to czas”. No właśnie. Perfekcyjna ekspert podatkowa musiała ograniczyć swój perfekcjonizm z powodu braku czasu. A co by się stało, gdyby tego nie zrobiła? Mielibyśmy wtedy do czynienia z – jak to nazwałem – praktyką perfekcjonizmu jako profesjonalnej metody marnowania czasu.
(…)

7. Mam podzielną uwagę, dlatego potrafię robić kilka rzeczy jednocześnie lub przeskakując z tematu na temat dosłownie co kilka minut.

Czas najwyższy na obalenie mitu całkowitej podzielności uwagi. Wieloośrodkowe badania obrazowania ludzkiego mózgu w rezonansie magnetycznym wykazały ponad wszelką wątpliwość, że mózg ludzki NIE MA CAŁKOWITEJ PODZIELNOŚCI UWAGI. Nie bez powodu użyłem określenia „całkowitej podzielności uwagi”.

Zarówno ci, którzy twierdzą, że podzielność uwagi nie istnieje, jak też ci, którzy twierdzą coś absolutnie przeciwnego, mają rację.

Jak to możliwe? Po prostu mówią o różnych rodzajach podzielności uwagi. (…)
Mózg ma podzielną uwagę, jeżeli koncentruje się na jednym procesie myślowym, a drugą czynność wykonuje w tzw. trybie automatycznym.
Mózg nie ma podzielnej uwagi, jeżeli jednocześnie się go zmusza do koncentracji na dwóch różnych procesach myślowych
(…)

8. Narzekam tak długo na sytuację, na którą nie mam żadnego wpływu, że brakuje mi już sił, żeby zająć się innymi sprawami.

Przypomnij sobie jedną z tych niekończących się dyskusji w biurze: z te nowe przepisy, dotyczące… są kompletnie bez sensu! z konkurencja jest tańsza, więc my nie mamy szans… z klienci są coraz bardziej roszczeniowi i nielojalni… Dyskusja toczy się 15, 30, 45 minut… i dochodzisz do wniosku, że kompletnie nic z niej nie wynika! No może jedna rzecz – że wszyscy, którzy w niej brali udział, zmarnowali dużo cennego czasu!

Nazywam to praktyką wyuczonego zbiorowego narzekania.

Ma to sens? Zastanów się przez chwilę nad efektami takich rozmów. Pomogą Ci następujące pytania: Jak często bierzesz udział w takiej dyskusji? Raz w tygodniu? Częściej? Ile czasu w skali tygodnia marnujesz na udział w bezproduktywnych dyskusjach? Jak oceniasz swój poziom energii do pracy po takiej dyskusji? Nie zmienia się? Wzrasta? Spada?

Jeżeli szacujesz, że tygodniowo marnujesz na takie dyskusje więcej niż dwie godziny, to myślę, że zainteresuje Cię reguła strefy wpływu opisana dalej w książce. (…)

[fragment książki Efektywność osobista 4×4 /
zmiany w śródtytułach oraz feminatywy pochodzą od redakcji]

Efektywność osobista 4×4

Wiktor Siegel w książce Efektywność osobista 4×4 zebrał narzędzia treningu mentalnego, sprawdzone na licznych warsztatach metody, i ponad 60 skutecznych praktyk pozwalających na robienie właściwych rzeczy, we właściwym czasie oraz we właściwy sposób. Dotyczą one nie tylko zarządzania zadaniami i czasem, ale także rozwoju fizycznego (nawyków żywieniowych, regeneracji źródeł energii organizmu czy aktywności fizycznej), rozwoju emocjonalnego (radzenia sobie ze stresem i presją otoczenia) czy rozwoju społecznego (asertywności, nawiązywania nowych relacji i tworzenia synergii współpracy).

Może też cię zainteresuje:
Męczy mnie praca, którą kocham. Czy to już wypalenie zawodowe?

Kim jest Wiktor Siegel

Wiktor Siegel, mentor i trener, lekarz medycyny, specjalista radiolog. Absolwent studiów podyplomowych w Instytucie Zdrowia Publicznego Uniwersytetu Jagiellońskiego oraz w Chartered Institute of Marketing w Londynie.

Podróżnik na sześciu kontynentach, przewodnik tatrzański, organizator inspirujących wypraw górskich dla liderów w Dolomity, Himalaje, Hindukusz, Karakorum i Pamir.

Efektywnością osobistą zajmuje się zawodowo od ponad 20 lat – jako trener i mentor. Wszystkie praktyki zawarte w poradniku sam stosuje codziennie w swoim życiu prywatnym i zawodowym. Ma na swoim koncie realizację ponad 1500 dni szkoleniowych oraz ponad 500 sesji mentoringowych. Jest wykładowcą w Wyższej Szkole Turystyki i Ekologii w Krakowie.